Actualizado: 18/7/2024

¿Cómo crear una entidad?

En este artículo aprenderás cómo cargar una base de datos para que puedas usarla más adelante con una intención.


Aquí te enseñaremos cómo cargar una base de datos para que puedas usarla posteriormente en las acciones de tu bot. Estimación de lectura: 5 minutos.




Utilizar "Entidades" en tu bot permite crear parámetros para validaciones personalizadas. En otras palabras, ¡puedes cargar una base de datos en Botmaker para facilitar el proceso de confirmación de información! Para encontrar esta función en la plataforma, accede a: Menú > Chatbots > Entidades (https://go.botmaker.com/#/entities).

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Después de este proceso, podrás agregar tu base de datos. Haz clic en el botón +, disponible en la esquina inferior derecha.

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Abrirá una caja donde agregarás el nombre del archivo. Te recomendamos que este nombre sea el mismo que deseas añadir en el campo de creación de la variable, de esta forma la organización será más fácil.

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Información importante:Extensión del archivo: .xlsx

¿Cómo crear tu base de datos?

  • Deberá ser creada dentro de Excel o en Google Sheets.
  • Solo se utilizará la primera columna de la hoja de cálculo (Ejemplo: Columna A).
  • En la primera fila se debe colocar el nombre de la variable que utilizarás en tu flujo de trabajo.

En este ejemplo, subiremos una base de datos con nombres de personas y la utilizaremos para validar si el usuario que está accediendo al canal está registrado en la base de datos. Si no lo está, será redirigido a un flujo diferente al principal

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Una vez que hayas terminado de crear tu base de datos, descarga el archivo. Recuerda que debe estar en formato xlsx. Luego, sube el archivo dentro de la plataforma Botmaker.

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Al concluir este proceso, la base de datos quedará guardada en la pestaña de Entidades.

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¿Cómo utilizar esta base de datos dentro del diagrama de flujo del bot?

Debes usar un Formulario (acción de pregunta) para solicitar la respuesta deseada. Luego, debes consultar la base de datos y verificar si la información se encuentra en la hoja de cálculo, de esta forma podrás configurar el flujo según los datos encontrados en la base registrada.

En el siguiente ejemplo, consultaremos si el nombre del usuario forma parte de la base de datos que subimos en la pestaña de Entidades. Si no está en la base, no permitiremos que continúe con el flujo principal.

Después de crear la pregunta, deberás seguir estos pasos: 1. El tipo de respuesta válida es: seleccionar la opción "Entidades Personalizadas".

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  1. Nombre de entidad es: selecciona la base de datos en la que deseas realizar la búsqueda.

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  1. Respuestas del usuario: puedes crear la variable en la que deseas guardar estos datos. En este caso usamos la variable estándar "Nombre".

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  1. Grado de exactitud: Puedes aumentar o reducir el grado de precisión de búsqueda de los datos

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  1. Respuestas inválidas: Si los datos no se encuentran en la base, puedes proporcionar una respuesta al usuario que le permita intentar ingresar la información nuevamente antes de continuar con el flujo para cuando los datos no se encuentren.

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Después de la respuesta y validación, si el nombre existe en la base de datos, el bot envía un mensaje de bienvenida, personalizando el texto con el nombre del cliente. Para ello, en el texto utilizamos la variable "Nombre", ya que contiene el dato del nombre del usuario localizado en las Entidades.

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Aquí podrás ver el flujo funcionando de acuerdo con las respuestas del cliente.Localizado en la base:

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No localizado en la base:

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¿Cómo conectar una hoja de cálculo de Google Sheets?

Conectar una hoja de cálculo de Google Sheets con una Entidad dentro de la plataforma de Botmaker te permite agilizar la modificación/alteración de campos de la Entidad.

Para hacerlo, sigue los siguientes pasos:

  • Paso 1: En Google Sheets, accede a la opción de Extensiones, selecciona Apps Script "Editor de secuencias de comandos".

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  • Paso 3: Reemplace el código "YOUR_API_TOKEN" con el token de acceso del Bot. Puedes encontrar este último en Configuraciones > Integraciones > API de Botmaker > Credenciales > Access Token. No olvides guardar el script.

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  • Paso 4: Cuando actualices la hoja de cálculo de Google Sheets, aparecerá un nuevo botón "Botmaker" con una opción "Enviar datos al Bot". Al hacer clic en "Enviar datos al Bot" por primera vez, Google te pedirá permisos que debes otorgar.

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  • Paso 5: Haz clic en "Enviar datos al Bot" nuevamente, se generará el Registro dentro de la plataforma.

¡Listo!




Escrito por: Equipo Botmaker

Actualizado em: 03/07/2024